Ik vind het leuk dat deze opdracht zoveel meer is dan alleen een document scannen. Het betekent voor CREFM een enorme efficiëntie slag en = werkgelegenheid voor mensen die elders moeilijk aan het werk komen.
Samenwerking tussen CREFM, HR en Library brengt kansen voor Werkse!
Over TU CREFM
Binnen CREFM is het team Technisch Informatiebeheer (TIB) verantwoordelijk voor het verzamelen, borgen en actualiseren van informatie die gebruikt wordt bij de uitvoering van onderhoud, renovatie, verduurzaming en nieuwbouw.
Adriaan Jung, technisch informatiebeheerder: “We zijn al een tijdje aan het kijken hoe we onze documenten kunnen scannen omdat het een drempel is om ze aan te vragen. Collega’s hebben de documenten vaak snel nodig en dan kost het tijd en geld om ze op te vragen.”
Voor haar documenten maakt CREFM gebruik van het TU Delft archief in Den Haag. De afgelopen 100 jaar zijn o.a. bouw- en bestektekeningen gearchiveerd van alle gebouwen op de campus en dit beslaat maar liefst 2521 archiefdozen. Wekelijks wordt er een aanvraag gedaan door bijvoorbeeld een projectleider die een bouwtekening nodig heeft. Vanuit Den Haag brengt een koerier de juiste documenten naar Delft. Een kostbaar en inefficiënt proces
Naast dat de documenten gescand moeten worden speelt ook de vraag welke documenten er gescand moeten worden. Adriaan is een halve dag met 3 collega’s door het archief in Den Haag gelopen. Samen hebben ze alles bekeken en bepaald welke type archiefdozen nog gebruikt worden. Toen bleek dat de inhoud van een derde van de dozen nog actueel was en twee derde niet meer. “Bij de laatste categorie kun je denken aan tekeningen van gebouwen die al gesloopt zijn of niet meer in beheer van de TU Delft.”
Op zoek naar een passende leverancier: Werkse!
Toen dit bepaald was ging Adriaan op zoek naar een geschikte leverancier voor het scannen van de documenten. Dit heeft hij in gedaan met de afdeling Document Management & Archive (DMA) van de Library. De offertes die hij ontving waren aan de hoge kant maar DMA had een goede oplossing. Ze waren toevallig al in contact met Werkse! Zij begeleiden Delftenaren met een afstand tot de arbeidsmarkt naar passend werk. Ondanks alle inspanningen staan er nog te veel mensen aan de kant. Mensen die willen en kunnen werken, maar door hun arbeidsbeperking de stap niet weten te maken. Werkse! biedt sinds kort ook scanwerkzaamheden aan. Na diverse kwaliteit checks bleek het resultaat goed te voldoen aan zowel de eisen vanuit CRE als vanuit de archiefwet. Op dit moment zijn de eerste 182 dozen, met meer dan 6.200 documenten, gescand.
TU Delft heeft een maatschappelijke rol
Voor de TU Delft is Werkse! een bekende partij. De TU Delft is zich bewust van haar maatschappelijke rol binnen de gemeente Delft en omgeving. Monique van Ewijck, Projectleider Uitvoering Participatiewet bij TU Delft: “We hebben nu 72 banen vanuit de Banenafspraak vervuld binnen TU Delft en willen voor 2025 groeien naar 234 banen. De medewerkers bij Werkse! die de scanwerkzaamheden voor ons uitvoeren, tellen we natuurlijk mee voor deze doelstelling.”
In totaal is een team van 8 mensen aan de slag voor CREFM. Frank Jutte en Ingrid Bruijnius hebben de afgelopen 3 maanden heel wat documenten voor CREFM gescand. Het werk moet zorgvuldig uitgevoerd worden want het gaat vaak om oud papier. Voor het scannen wordt goed gekeken of het papier wel door de scanner gepakt wordt. Het team werkt met 3 verschillende soorten scanners passend aan het document; een boek, een stapel papier met een nietje of werktekeningen. Ingrid:
“We gaan voorzichtig te werk. Alle scheuren, vooral aan de randen plakken we eerst af. Soms is een tekening wel 3 meter breed. Dan werken we met zijn tweeën. De ene scant en de ander vouwt de tekening uit en weer op. Ook is het belangrijk dat de tekening recht ligt. “Anders krijg je zwarte randen, aldus Ingrid.” Ook Frank heeft plezier in het werk. Hij heeft leuke collega’s en het werk is afwisselend omdat je te maken hebt met verschillende soorten documenten. Hij scant op de woensdag en donderdag voor CREFM en hoopt dit nog een tijdje te kunnen doen.
Adriaan: Ik vind het leuk dat deze opdracht zoveel meer is dan alleen een document scannen. Het betekent voor CREFM een enorme efficiëntie slag, werkgelegenheid voor mensen die elders moeilijk aan het werk komen en ik leer binnen en buiten de TU Delft nieuwe mensen kennen. Daarnaast is het voor mij ook een uitgelezen kans om te laten zien dat ik een opdracht waar zoveel partijen bij betrokken zijn goed kan coördineren!
Scan werk uitbesteden?
Neemt u dan contact op met Harco Haasdijk via 06-39875898, verkoop@werkse.nl of via het contactformulier.