Digitizing Delft City Archives collection: Werkse! does it

Stadsarchief Delft preserves the archives of Delft and its partner municipalities Rijswijk, Pijnacker-Nootdorp and Midden-Delfland. Miles of population registers, building plans, council reports and police records are stored in the archives. A treasure trove of information! Werkse! is helping the Delft municipal archives digitise the documents to make them more widely accessible.

Maud Kornaat -van Eunen, projectleider bij het archief vertelt hoe de samenwerking tot stand is gekomen. ‘Een van de belangrijke doelstellingen van het archief is om de verschillende soorten documenten ook digitaal toegankelijk te maken voor burgers en gemeenteambtenaren. Voorheen moesten mensen altijd naar het archief komen om documenten in te zien. Het is natuurlijk veel makkelijker om de documenten digitaal te raadplegen. Vanuit de behoefte om het collectiemateriaal te gaan digitaliseren, is dit project ontstaan. Samen met Werkse! hebben we een ‘scanstraat’ opgezet. Het was voor Werkse! een nieuw soort werk, door goed samen te werken is een volledig productieproces gerealiseerd.

Het begon met de vraag: Wat is er voor nodig om verschillende soorten documenten en materialen te digitaliseren? Wij kennen de standaarden en de regels en zo hebben we het proces samen ontwikkeld en aangescherpt. We hebben steeds een ander stukje archief gepakt. Enerzijds gedreven vanuit de behoefte; welk type documenten wordt veel aangevraagd? Anderzijds kozen we bewust voor verschillende soorten materialen. Denk bijvoorbeeld aan documenten uit het politiearchief tijdens de Tweede Wereldoorlog die zijn gedigitaliseerd in het kader van ’75-jaar bevrijding’ en de bouwtekeningen die nu worden aangepakt omdat daar ontzettend veel vraag naar is.

Klaas Pompen, beheer-, en behoudsmedewerker bij het archief is vanaf het begin betrokken bij het project. Als expert op het gebied van beheer en behoud, zorgt hij ervoor dat het materiaal wordt geprepareerd voordat het door de scanner gaat. In de preparatieruimte op het archief laat hij bouwtekeningen zien met allemaal kleine gaatjes. ‘Die moeten eerst worden gerepareerd, voordat Werkse! ermee aan de slag kan. Het digitaliseren is slechts een onderdeel van het proces, het prepareren en tot slot beschikbaar stellen is onderdeel van het hele project.’

Werkse! has already digitized thousands of documents for the archive. The cooperation is pleasant. The lines of communication are short and it is not necessary to supply very large jobs right away. We work with clear instructions and bite-sized chunks, which works well for both parties.

Maud and Klaas are true professionals, which is evident from the enthusiasm with which they talk about the archives. Maud: ‘It is of course also great that we can do this with a social partner such as Werkse! We were able to help build the scan street and that way we learn from each other. In addition, we are also happy that we can accelerate the digitization of our archives in this, social way!